Im Gegensatz zu einer Beurkundung, mit der ein Notar selbst die Verantwortung für den Inhalt einer Urkunde übernimmt, bestätigt der Notar bei einer Unterschriftsbeglaubigung nur die Unterschrift selbst. Die Unterschrift muss dabei entweder in Gegenwart des Notars geleistet (vollzogen) oder durch den Unterzeichner bestätigt (anerkannt) werden.

Die Beglaubigung setzt also stets voraus, dass der Unterzeichner persönlich dem Notar gegenübersteht. Die Beglaubigung einer per Telefon oder durch Übermittlung von Dritten (auch Notarangestellten) anerkannten Unterschrift ist in Deutschland, anders als etwa in Österreich, streng verboten.

Wenn Ihnen daher Dokumente vorliegen, die notariell beglaubigt werden sollen, empfehlen wir Ihnen folgendes Vorgehen:

• prüfen Sie die Dokumente genau, bevor Sie den Notar aufsuchen; Auskunft zum Inhalt der Dokumente kann Ihnen im Regelfall nur derjenige geben, der sie entworfen hat, nicht der Notar, der lediglich Ihre Unterschrift beglaubigt
• klären Sie (gerne auch in Rücksprache mit uns), ob eine einfache Beglaubigung ausreicht oder ob eine Beurkundung erforderlich ist; gerade bei Texten zur Verwendung im Ausland ist dies oft unklar
• sofern der Text im Ausland verwendet werden soll, klären Sie bitte im Vorfeld (gerne auch in Rücksprache mit uns) ob eine Überbeglaubigung (Apostille) oder Legalisation der Urkunde nötig ist
• vereinbaren Sie bitte einen Termin mit der Notarstelle, um Wartezeiten zu vermeiden, oder rufen Sie zumindest kurz vorher bei der Notarstelle an, ob gerade ein Notar im Haus ist, damit Sie nicht umsonst anreisen
• bringen Sie bitte zum Termin einen gültigen Lichtbildausweis mit (sicherheitshalber auch dann, wenn Sie dem Notar persönlich bekannt sind, es könnte z.B. gerade ein Notarvertreter eingesetzt sein, der Sie nicht kennt). Wenn die Beglaubigung mit einem Immobilienkauf oder einer gesellschaftsrechtlichen Angelegenheit zusammenhängt, können nur Personalausweise eines EU-Mitgliedstaates oder Reisepässe anerkannt werden; ein Führerschein oder der Personalausweis eines Nicht-EU-Staates reichen dann also nicht aus.

Die Beurkundung ist sicher das, was für Sie die eigentliche Tätigkeit des Notars darstellt: Eine Urkunde wird vorgelesen und anschließend unterschrieben. Wie Sie beim Ansehen dieser Seiten vielleicht schon festgestellt haben, ist dies bei weitem nicht alles, aber doch ein wichtiger Teil unserer Tätigkeit. Natürlich könnten Sie die Urkunde auch selbst lesen, aber das Vorlesen ist nach wie vor wichtig und richtig:

Es geht ja nicht nur um das reine Lesen des Textes, sondern um die Erklärung, welche Funktion die einzelnen Passagen haben und warum sie in den Text aufgenommen wurden. So können Sie und wir kontrollieren, ob unsere "juristische Übersetzung" mit Ihrem ursprünglichen Willen übereinstimmt. Nicht selten tauchen dabei noch Punkte auf, die vorher noch nicht ausreichend bedacht worden sind. Meist lässt sich dies bei der gemeinsamen Beurkundung schnell klären und der Vertrag kann entsprechend angepasst werden.

Unser Rat ist daher: Wenn in der Beurkundung etwas unklar ist, dann fragen Sie, und zwar am besten gleich und vor allem auch dann, wenn Sie befürchten, der Notar, Ihr Gegenüber oder sonst irgend jemand könnte dadurch gestört werden. Die Dinge erst nach der Beurkundung zu klären, ist wesentlich schwieriger, denn dann steht der Vertrag und kann nicht mehr, zumindest nicht ohne Probleme, geändert werden.